Administração do tempo: um passo a passo para te levar além

Olá! Tudo bem por aí?

Em uma das lives que fiz outro dia, falei que para termos mais realizações e um melhor aproveitamento do nosso tempo, o básico do básico era a melhor alternativa: usar uma agenda. 

Você chegou a ver?

Sei que pode parecer difícil para muitas pessoas, mas esse sempre foi um ponto básico para que eu conseguisse ter uma rotina organizada. A agenda traz muitos benefícios, ainda mais se você não tem clareza do que precisa ser feito.

E sabe como é o nosso dia a dia, né? Sempre vai chegando uma coisinha aqui, outra ali, sem que tivéssemos previsto. E isso pode acabar atrapalhando a realização das tarefas importantes.

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Pedras no caminho

Tem muita gente que diz que se sente engessado com uma agenda. Que tem tudo na cabeça e que não precisa anotar nada.

E muitos me disseram que tentavam fazer anotações na agenda, mas se esqueciam de olhar ou não conseguiam dar continuidade a essa ferramenta tão poderosa.

E aí acabavam desistindo. Talvez até por não conhecerem na prática o real poder dessa ferramenta.

Aqui entre nós, a preguiça de tentar ou até mesmo de persistir após uma falha pode ser outra pedra no caminho. Ela é, muitas vezes, a causa de tanta resistência ao uso da agenda.

Agora o “como fazer” é muito importante. Não ter segurança de estar fazendo uma agenda da melhor forma, pode também fazer você desistir.

Um caminho possível

Então eu decidi fazer um vídeo sobre como planejar sua agenda de maneira a conciliar sua rotina pessoal e profissional, tornando sua existência mais feliz e produtiva.

Afinal, não há nada mais gostoso do que estar feliz consigo mesma.

E para quem prefere ler, transformei o roteiro do vídeo neste artigo que traz um passo a passo para você administrar melhor seu tempo e ir além.

A agenda é a ferramenta mais básica e necessária para qualquer cargo e para qualquer pessoa. E ela é só sua. Única, pessoal e intransferível. Então você pode fazê-la como quiser. Olha só que delícia!!

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Administração do tempo: o passo a passo que vai te levar além

Bom, então vamos lá (como diz Geronimo Theml)!

Esse passo a passo que montei para você aqui vai facilitar o uso dessa ferramenta que é tão importante para a administração do tempo. Que, por sua vez, é tão importante para que você consiga fazer o que quer e o que precisa ser feito!

1- Escolha sua ferramenta

Esse passo é o mais simples. A ferramenta que vai usar como agenda é importante porque você deve ter afinidade com ela.

Pode ser papel, uma planilha de Excel, a agenda do Google ou do Outlook, enfim, escolha aquela que você tiver mais facilidade para lidar.

2 – Escolha a frequência da sua programação

Agenda facilita a administração do tempo

Escolher a frequência com que vai se programar é importante porque assim você vai se acostumando a consultar a ferramenta dentro daquela frequência.

Por exemplo, se for semanal, quando chegar a sexta-feira, além de comemorar (risos), você já saberá que tem que preparar a agenda da semana seguinte.

E você pode escolher a frequência que vai se programar de acordo com a sua necessidade. Pode ser uma agenda mensal, semanal e até diária.

Mas faça sua escolha, e procure fazer seu planejamento sempre no mesmo dia e horário.

E lembre-se que o tempo que você vai levar para desenvolvê-la, vai depender da frequência que escolher. Por exemplo, se sua agenda for diária, você gastará menos tempo para fazer o planejamento.

Eu prefiro fazer o meu planejamento semanal. Acho um período perfeito. Não me toma muito tempo para organizar a agenda e me permite visualizar se tudo que preciso e quero fazer está contido naquela semana.

3 – Escreva tudo o que precisa ser feito

agenda-calendar-checklist-administração do tempo

Eu separo minhas tarefas em pessoais e profissionais.

Nas tarefas pessoais, eu deixo espaço para leitura, meditação, cursos (on-line ou presenciais), atividade física, e até programo exames médicos, quando tenho que fazê-los.

Pode parecer bobo anotar todas essas coisas pessoais, mas preste atenção em sua rotina e confira você mesma: quando anotamos aquilo que desejamos fazer (e não só aquilo que temos que fazer), nossas realizações são maiores.

Já nas atividades profissionais, eu coloco tudo aquilo que preciso desenvolver naquela semana. Desde reuniões, até projetos, gravação de vídeos, produção de textos.

É interessante o quanto isso me ajuda a organizar os horários de acordo com as sessões de coaching que já tenho agendadas. Afinal, para mim, os coachees são prioridade.

Resumindo, nesse passo, você só vai ter que escrever tudo o que precisa fazer, tanto na vida pessoal, quanto na profissional. E não se preocupe, neste momento você não precisa eleger prioridades. Apenas faça sua lista. Mais uma vez (para quem leu o artigo anterior), JUST DO IT.

4 – Faça uma escala de prioridades

administração do tempo para o trabalho

Só depois de listar todas as tarefas, é que vem o momento de eleger as prioridades.

A minha escala de prioridades, por exemplo, vai apenas de A até E.

Na letra A incluo as atividades prioritárias, que têm grande importância para que eu consiga atingir meus resultados.

B são tarefas importantes, mas não prioritárias.

C contém aquelas atividades que quero fazer, mas têm menos importância.

Na letra D tem aquelas que são delegáveis, ou seja, só preciso pedir uma ajudinha… ou, realmente delegar a tarefa para alguém executar.

E na letra E vêm as atividades que posso eliminar da minha programação, se for preciso.

Na prática, eu começo a colocar uma letra na frente de cada atividade anotada na minha lista, tanto nas tarefas pessoais, quanto nas profissionais.

5- Comece pelas tarefas A

Administração do tempo - checklist

Bem, o passo seguinte é meio óbvio, considerando o passo anterior.

Planeje e execute as tarefas da sua agenda começando pela letra A!

Depois que você colocou em sua agenda todas as tarefas A, passe para aquelas que não são prioritárias, contidas na letra B.

Se sobrar tempo, vai para a tarefa prevista na C. E assim por diante.

Aqui neste passo é onde você vai prever o tempo que vai gastar em cada uma das tarefas.

Se planejar duas horas para uma tarefa profissional, estipule em qual período do dia ou da semana vai realizá-la.

Outra dica é: procure fazer as tarefas da letra A no horário em que você é mais produtiva. Ou no primeiro horário do dia, já que ela é a mais importante (e assim você não corre o risco de procrastinar).

Se pretende ler durante 30 minutos, você pode, por exemplo, programar a leitura em seu horário de almoço ou ouvir um áudio book no trajeto para o trabalho.

Neste passo você vai ter clareza se tem tempo suficiente para realizar tudo o que programou.

E isso é muito importante!

Porque às vezes ficamos aborrecidas por não termos realizado tudo o que planejamos, quando, na verdade, nosso planejamento era inviável.

Essa também é uma hora para repensar.

6 – Acompanhe diariamente

planejamento-cadernoE agora vem a parte mais poderosa: acompanhar tudo diariamente.

Independentemente de ter feito agenda diária, semanal ou mensal, você deve acompanhar a realização daquilo que estava planejado diariamente.

Com isso, você poderá adicionar novas atividades que forem surgindo e sentir a sensação de ganhar tempo em sua rotina.

Nesta etapa, quando surgir algum imprevisto ou uma nova demanda no trabalho, por exemplo, você também vai classificar a prioridade para só então encaixar em sua agenda.

De que forma? Nunca mexendo nas prioridades A!

Avalie a classificação e verifique se a nova atividade se encaixa no lugar da B, da C ou da D, enfim… Você escolhe. Analise antes, porém.

Feliz consigo mesma

autoestima -Ryan-Moreno
Foto: Ryan Moreno

Com essas dicas, eu garanto que você vai ser muito mais produtiva e conseguir realizar tudo em menos tempo.

Só de ter clareza sobre o que precisa ser feito, o que é prioridade e o tempo necessário para cada atividade, já terá um ganho e tanto! Vai conseguir realizar melhor e ficar mais feliz consigo mesma.

Mas olha só, não vale seguir apenas até a dica 5 e não fazer o acompanhamento diário. Tem que fazer o remanejamento das tarefas da maneira correta.

E eu aposto que se você fizer efetivamente tudo isso, só não realizará se estiver se sabotando e procrastinando.

Se se sentir em algum desses casos, é só clicar em cima das palavras para ler as dicas de como sair dessa.

E por hoje é isso. Obrigada por ficar comigo até aqui.

Semana que vem tem mais artigo para você!

Ah! Se tem algum tema que te instiga e que você gostaria de saber mais, me conte nos comentários.

Até mais!

2 comentários em “Administração do tempo: um passo a passo para te levar além”

  1. Entao… Bora fazer agenda… Adorei a dica Su, eu sempre trabalhei com agenda, hj vejo a necessidade dela na vida pessoal… nós maes, trabalha fora, inumeras tarefas dentro e fora de casa, se nao tiver uma agenda que concilie td isso, sempre algo fica pra tras e geralmente, deixamos de fazer algo pessoal, e isso nao e legal, pois a familia deve ser a prioridade. Ops!!! E o emprego? Tambem, por isso que pra nao perder nem um e nem outro, vale o auxílio da Agenda kkk😜

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